Księgowość pełna a uproszczona ewidencja – wady i zalety dla fundacji i stowarzyszeń

Zakładając organizację pozarządową, jedną z rzeczy jakie należy ustalić w pierwszej kolejności, jest wybór sposobu prowadzenia księgowości. Do wyboru są dwie opcje: księgowość tzw. pełna, inaczej księgi rachunkowe zwane też handlowymi oraz uproszczona ewidencja przychodów i kosztów (UEPiK), zwana potocznie księgowością uproszczoną.

Prawda jest taka, że od podjętej przez Ciebie decyzji nie tylko będzie zależeć to, ile funduszy czy czasu poświęcisz na księgowość, ale też wpłynie to istotnie na możliwość rozwoju Twojej fundacji. Oczywiście decyzję w tym zakresie można zmienić, ale wyłącznie od kolejnego roku obrotowego.

W artykule przeczytasz:

• UEPiK – co to jest?
• Czy przy uproszczonej ewidencji można otrzymać dotacje?
• Jakie są plusy i minusy UEPiK?
• Kiedy fundacja może prowadzić uproszczoną księgowość?
• Pełna księgowość – czym się charakteryzuje?
• Jakie są plusy i minusy pełnej księgowości?
• Kiedy fundacja musi prowadzić pełną księgowość?
• Księgowość pełna czy uproszczona – co wybrać?

UEPiK – co to jest?

By wyjść naprzeciw potrzebom małych fundacji i stowarzyszeń, od 2015 r. rząd umożliwił im prowadzenie księgowości w uproszczonej formie. Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów nie tylko jest łatwiejsza do wykonania, mniej czasochłonna, ale również tańsza, jeśli decydujesz się na zlecenie jej do biura rachunkowego. 

Mniej skomplikowane podstawy prawne przy UEPiK

Sposób prowadzenia UEPiK określa Ustawa o działalności pożytku publicznego i wolontariacie oraz Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 października 2018 r. w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez niektóre organizacje pozarządowe oraz stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego. Jest to o tyle istotne, że oprócz powyższej Ustawy możesz znać jedynie to Rozporządzenie (które ma zaledwie 10 stron) plus poszczególne artykuły, do których się odwołują, nie musząc przy tym zaznajamiać się w całą Ustawę o Rachunkowości (mającą ponad 100 stron), która obowiązuje przy prowadzeniu pełnej księgowości. Nie musisz też spełniać wymagań, jakie ona narzuca.

Wymagania księgowe dla ewidencji uproszczonej

Najważniejszym uproszczeniem jest brak konieczności sporządzania corocznego sprawozdania finansowego, które wymaga bardzo szczegółowego księgowania transakcji w oparciu o ustawę o rachunkowości. Wymagane jest jedynie złożenie CIT-8 do 30 czerwca.

Zgodnie z Rozporządzeniem uproszczona ewidencja:

• Zawiera zestawienie kosztów i przychodów, potrzebne do wypełnienia deklaracji CIT-8, którą każda organizacja NGO zobowiązana jest złożyć do Urzędu Skarbowego (podczas gdy pełna księgowość zapewnia również dane do wypełnienia sprawozdania finansowego).
• Przychody muszą być podzielone na:
  • pochodzące z działalności nieodpłatnej pożytku publicznego,
  • odpłatnej pożytku publicznego z tytułu sprzedaży towarów i usług
  • oraz pozostałe.
• Koszty muszą być podzielone na te, które:
  • są kosztami uzyskania przychodu,
  • nie są kosztami uzyskania przychodu.
• Po zakończeniu każdego miesiąca należy wypełnić zestawienie przepływów finansowych, gdzie wykazuje się sumy przychodów, kosztów i dochodów podzielone na zwolnienia podatkowe, z jakich korzysta fundacja czy stowarzyszenie.
• Ponadto należy prowadzić ewidencje indywidualne osób zatrudnionych oraz środków trwałych.

Uproszczona ewidencja a dotacje

Takie uproszczenie księgowości jest bardzo wygodne, ale ma jeden ogromny minus – jest zbyt wielkie w przypadku rozliczania się z dotacji. Większość grantodawców wymaga, by koszty finansowane z dotacji były wyszczególniane, a na to niestety nie ma miejsca w uproszczonej księgowości. Czasem organizacje decydują się na to, by w tabeli pomocniczej wypisywać, które koszty pokrywane były z danych dotacji, jednak nieraz jest to dość karkołomne. Bardzo często grantodawcy jasno zaznaczają, że warunkiem koniecznym,  by ubiegać się o dotacje jest prowadzenie pełnych ksiąg rachunkowych.

Przykład:

Jeśli fundacja prowadzi uproszczoną ewidencję i chciałaby starać się o dotację, której jednym z wymogów jest prowadzenie pełnej księgowości, to niestety nie otrzyma jej. Nie będzie mogła również w trakcie roku zmienić UEPiK na pełne księgi, tak by jednak móc się o nią starać.

Plusy i minusy UEPiK

Niestety nie można powiedzieć, że UEPiK jest zawsze najlepszą opcją dla organizacji, które mogą z niej skorzystać.

Plusy uproszczonej księgowości

Minusy uproszczonej księgowości

+ Proste zasady prowadzenia księgowości, tak że osoba mająca zdolności analityczne, ale nie będąca zawodową księgową, powinna być w stanie sama ją prowadzić; + Ewidencje można z powodzeniem prowadzić w programie excel, bez konieczności zakupu specjalistycznych programów księgowych. + Zwalnia organizację ze sporządzania sprawozdania finansowego (trzeba jedynie składać CIT-8); + Stosunkowo mało czasochłonna. + Około 2 razy tańsza od pełnej księgowości (u nas już od 150 zł netto / miesiąc).

– Dużo mniejsza kontrola nad funduszami organizacji, w tym brak ewidencji aktywów i pasywów (stanu gotówki, zapasów, należności i zobowiązań). – Nie daje informacji o kosztach poszczególnych projektów i środków zebranych konkretnie na nie (aby mieć kontrolę nad finansami poszczególnych projektów, trzeba osobno prowadzić szczegółowe ewidencje). – Ogranicza, a w niektórych przypadkach całkowicie uniemożliwia staranie się o dotacje (czasem warunkiem dotacji bywa prowadzenie pełnej księgowości). – Uniemożliwia staranie się o status OPP w danym roku obrotowym; – Przy założeniu, że często prowadzi się ją samemu: większe ryzyko błędów niż w przypadku pełnej, którą zazwyczaj zleca się biurom rachunkowym.

Kiedy fundacja i stowarzyszenie może prowadzić uproszczoną księgowość?

Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w Art. 10a określa 5 warunków, jakie musi spełnić organizacja, by móc prowadzić uproszczoną ewidencję.

Warunki umożliwiające prowadzenia księgowości uproszczonej

Art. 10a. 1. Organizacje pozarządowe, z wyłączeniem spółek kapitałowych, oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 pkt 2 prowadzą uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów, w przypadku gdy:

1. działają w sferze zadań publicznych określonych w art. 4 ust. 1,
2. nie prowadzą działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców,
3. nie posiadają statusu organizacji pożytku publicznego,
4. osiągają przychody wyłącznie z:
   1. działalności nieodpłatnej pożytku publicznego z tytułu składek członkowskich, darowizn, zapisów, spadków, dotacji, subwencji, przychodów pochodzących z ofiarności publicznej,
   2. działalności odpłatnej pożytku publicznego z tytułu sprzedaży towarów i usług,
   3. tytułu sprzedaży, najmu lub dzierżawy składników majątkowych,
   4. tytułu odsetek od środków pieniężnych na rachunkach bankowych lub rachunkach w spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych, prowadzonych w związku z wykonywaną działalnością, w tym także odsetek od lokat terminowych oraz innych form oszczędzania, przechowywania lub inwestowania, tworzonych na tych rachunkach,
5. w roku poprzedzającym rok wyboru prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów osiągnęły przychody wyłącznie z tytułów, o których mowa w pkt 4, w wysokości nieprzekraczającej 100.000 zł.

Decyzję w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów musi podjąć organ zatwierdzający w rozumieniu ustawy o rachunkowości (w przypadku stowarzyszeń najczęściej jest to walne zgromadzenie członków, w fundacji nie ma „domyślnego” organu, więc wszystko zależy od zapisów w statucie).

Terminy zgłoszenia UEPiK do US i konsekwencje nieterminowości

Taka organizacja do 31 stycznia (jeśli jej rok obrotowy jest równoważny z rokiem kalendarzowym) może (ale nie musi, jeśli nie chce) złożyć do urzędu skarbowego zawiadomienie o prowadzeniu UEPiK. Natomiast nowopowstałe organizacje mają na to zawiadomienie 30 dni od daty rejestracji.
Ponadto, jeśli Twoja fundacja/stowarzyszenie złożyło już to zawiadomienie w roku poprzednim, to nie musicie robić tego ponownie.

Jeśli Twoje stowarzyszenie lub fundacja nie złoży w terminie takiej informacji, to obowiązkowo trzeba będzie prowadzić pełne księgi i nie będzie możliwości, by w trakcie roku przejść na uproszczoną. Podobnie, gdy złoży się w terminie zawiadomienie o prowadzeniu uproszczonej ewidencji, to w trakcie roku nie będzie można zmienić jej na księgi rachunkowe.

Jeśli zaś fundacja prowadziła UEPiK, ale chce lub musi przejść na pełne księgi, to ma czas do 14 stycznia (jeśli jej rok obrotowy jest tożsamy z kalendarzowym), by złożyć taką informację do US.

W powyższych przypadkach nie jest wymagany żaden konkretny wzór  pism.

Pełna księgowość – czym się charakteryzuje?

Jeśli organizacja nie chce lub nie może prowadzić uproszczonej ewidencji, zobowiązana jest do prowadzenia pełnej księgowości. Zgodnie z Ustawą o Rachunkowości polega ona na prowadzeniu ksiąg rachunkowych (inaczej zwanymi księgami handlowymi), w których zapisana będzie każda operacja finansowa, jaka miała miejsce w fundacji. Oprócz ewidencjonowania przychodów i kosztów, księgowaniu podlegają wszelkie przekazania pieniędzy i innych środków trwałych wewnątrz i na zewnątrz organizacji, rozrachunki z dostawcami / sponsorami itp. Każda operacja musi być zaksięgowana na odpowiednich kontach księgowych, tak by było wiadomo skąd i dokąd przeszły pieniądze (lub inna wartość). 

Oprócz bieżącej ewidencji, pełna księgowość wymaga sporządzenia:

• polityki finansowej zawierającej między innymi plan kont
• sprawozdania finansowego oraz CIT-8 do 31 marca każdego roku.

Proces prowadzenia ksiąg rachunkowych jest na tyle skomplikowany i wymagający dobrej znajomości  Ustawy o Rachunkowości, że nie poleca się prowadzenia pełnej księgowości samemu, lecz praktycznie zawsze zleca się ją biurom rachunkowym lub zatrudnionemu księgowemu.

Plusy i minusy pełnej księgowości

Plusy pełnej księgowości

Minusy pełnej księgowości

+ Zapewnia wysoką kontrolę nad budżetem organizacji, w tym stanem gotówki, konta, zobowiązaniami. + Umożliwia kontrolowanie finansów poszczególnych projektów (w tym wysokości dotacji i darowizn na konkretne cele oraz kosztów prowadzenia każdego z projektów). + Umożliwia staranie się o dotacje. + Umożliwia staranie się o status OPP. + Małe ryzyko błędów (przy założeniu, że prowadzi je profesjonalny księgowy) w porównaniu do uproszczonej ewidencji, którą prowadzi się samemu.

– Ze względu na skomplikowane zasady prowadzenia, powinna zajmować się nią wykwalifikowany księgowy. – Często wymaga wykorzystania specjalistycznych programów. – Wymaga sporządzania nie tylko CIT-8, ale również sprawozdań finansowych. – Czasochłonna. – Około 2 razy droższa od prowadzenia uproszczonej ewidencji (u nas już od 300 zł netto / miesiąc)

Kiedy fundacja musi prowadzić pełną księgowość?

Organizacja pozarządowa zobowiązana jest prowadzić pełną księgowość, gdy spełnia co najmniej jeden z poniższych warunków:

• ma status OPP, wpisany do KRS,
• prowadzi działalność gospodarczą,
• jej roczny przychód przekracza limit 100 000 zł,
• choć mogłaby prowadzić uproszczoną ewidencję, ale nie złożyła do Urzędu Skarbowego informacji o jej wyborze w terminie do 31 stycznia danego roku (lub 30 dni od rozpoczęcia działalności).

Ponadto jeśli fundacja czy stowarzyszenie planuje w danym roku obrotowym starać się o status OPP lub rozpocząć działalność gospodarczą, to także powinna zdecydować się na prowadzenie pełnej księgowości, gdyż przy uproszczonej ewidencji nie będzie to możliwe.

Księgowość pełna czy uproszczona – co wybrać?

Jak widać sprawa nie jest oczywista, bo obie formy mają plusy i minusy. Możemy jednak w pewnym uproszczeniu podpowiedzieć, że:

Księgowość uproszczona powinna dobrze sprawdzić się w:

• fundacjach i stowarzyszeniach, które dopiero rozpoczęły działalność i planują spokojny rozwój, bez  pozyskiwania dużych dotacji w pierwszym roku działalności;
• organizacjach małych, które działają w oparciu o darowizny i drobne granty.

Pełna księgowość wskazana jest dla:

• fundacji i stowarzyszeń, które rozpoczynają działalność i mają już spore plany na bieżący rok (szybki rozwój, który wiąże się z potrzebą kontrolowania finansów wielu projektów, rozpoczęcie działalności gospodarczej czy pozyskiwanie dużych dotacji),
• organizacji, które planują składanie w danym roku obrotowym wniosku o nadanie statusu organizacji pożytku publicznego (OPP).

Oferta księgowości

Niezależnie czy zdecydujesz się na uproszczoną ewidencję, czy na pełne księgi, zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą księgowości dla fundacji i stowarzyszeń oraz kontaktu z nami.